Хранение архивов

Архивные хранилища предназначены для контроля и ограничения доступа к документации различного рода, обеспечивают полную защиту информации документов и ее сохранность. Профессиональные архивные компании, принимающие на хранение документы, осуществляют хранение и обслуживание документации. Бухгалтерские, банковские, кадровые документы, сроки хранения которых еще не истекли, передаются в такие учреждения для так называемого внеофисного хранения.

Документы помещают в специальные короба с индивидуальным штрих-кодом. При желании заказчика осуществляется опломбирование коробов, это обеспечивает дополнительный уровень безопасности при хранении архивов. Представители компании обеспечивают круглосуточный доступ к переданной на хранение документации. Возможна работа с документами непосредственно в хранилище, которое круглосуточно охраняется, находится под наблюдением.

В современном обществе информация хранится в бумажном виде, на дисках, флешках, других устройствах памяти. Электронные носители сдают в архивы наряду с аудиовизуальными материалами.

Особенности хранения архивов

Обязательным является заключение гражданско-правового договора между архивной компанией, являющейся поставщиком услуг, и заказчиком (предприятием), сдающим документы на хранение.

Организации принадлежит выбрать способ хранения архива документов: архивные короба, ячейки, обособленный архив. Хранение архивов предполагает расположение документов в специально оборудованных помещениях, которые обеспечивают нормативно обусловленное хранение документов, регламентируемое архивным законодательством.

Преимущества хранения документов в архивных хранилищах

• архивные хранилища дают возможность освободить полезную площадь в офисе
• упразднение должности архивариуса экономит средства фирмы
• исключается возможность разглашения информации корпорации
• надежная юридическая защита документов
• возможность создания виртуального архива и создания номенклатуры дел
• хранение архивов, отреставрированных и переплетенных
• оптимальные условия для сохранности и безопасности документов
• доступность, возможность управления архивом с помощью виртуальной копии
• ограничение доступа к архиву документов
• абсолютная сохранность информации даже после утилизации, проведенной в соответствии с нормами