Хранение документов

Хранить документы в специализированных хранилищах – значит возложить функции по хранению и обслуживанию документов на специальные архивные организации. Такой способ аутсорсинга документов позволяет решить много важных задач, а именно:

• защитить от разнообразных рисков
• оптимизировать бизнес-проект, расходы на хранение
• освободить площади офиса
• снизить нагрузку на специалистов
• вести учет и систематизировать документы

Существующие организации по хранению архивных документов могут оказать такие услуги

• внеофисное хранение документов
• хранение документов в обособленном архиве
• предоставление в аренду архивных сейфов
• хранение документов малого бизнеса

Прибегая к внеофисному хранению документов, руководители компаний должны помнить: прежде всего, составляется гражданско-правовой договор, который заключается между архивной компанией и организацией. Представители организаций (заказчики) могут передавать поставщику услуг (архивным компаниям) все документы, срок действия которых еще не вышел. На законодательном уровне отмечено, что организации обязаны хранить бухгалтерские, кадровые, юридические документы, а также финансовые и конфиденциальные.

В современных структурах бизнеса часто для сбережения документальной информации используются флешки, диски и другие источники памяти. Эти и другие инновационные средства содержания информации можно передать на внеофисное хранение наряду с печатным вариантом.

Способы внеофисного хранения документов

Компании по хранению документов предлагают такие способы организации внеофисного хранения:

• в файловых коробках
• в архивных коробках
• в архивных сейфах

Файловые короба – это архивные папки формата А4, вместимостью до 1000 печатных вариантов документа. Для удобства они маркируются в верхней части короба и на корешке.

Архивные короба – это место хранения файловых папок, прочность усилена за счет двухслойного гофрокартона. Удобны для переноса и транспортировки, долговечны, вмещают до 15 кг, или 5 файловых папок, что приблизительно составляет 5 тысяч печатных документов. Как и файловые, архивные короба маркируются штрихкодом, идентифицирующим архивный короб в хранилище.

Бухгалтерские и юридические документы чаще всего хранят в архивных сейфах, доступ к которым строго ограничен.