Хранение документов

Хранить документы в специализированных хранилищах – значит возложить функции по хранению и обслуживанию документов на специальные архивные организации. Такой способ аутсорсинга документов позволяет решить много важных задач, а именно:

• защитить от разнообразных рисков
• оптимизировать бизнес-проект, расходы на хранение
• освободить площади офиса
• снизить нагрузку на специалистов
• вести учет и систематизировать документы

Существующие организации по хранению архивных документов могут оказать такие услуги

• внеофисное хранение документов
• хранение документов в обособленном архиве
• предоставление в аренду архивных сейфов
• хранение документов малого бизнеса

Прибегая к внеофисному хранению документов, руководители компаний должны помнить: прежде всего, составляется гражданско-правовой договор, который заключается между архивной компанией и организацией. Представители организаций (заказчики) могут передавать поставщику услуг (архивным компаниям) все документы, срок действия которых еще не вышел. На законодательном уровне отмечено, что организации обязаны хранить бухгалтерские, кадровые, юридические документы, а также финансовые и конфиденциальные.

В современных структурах бизнеса часто для сбережения документальной информации используются флешки, диски и другие источники памяти. Эти и другие инновационные средства содержания информации можно передать на внеофисное хранение наряду с печатным вариантом.

Способы внеофисного хранения документов

Компании по хранению документов предлагают такие способы организации внеофисного хранения:

• в файловых коробках
• в архивных коробках
• в архивных сейфах

Файловые короба – это архивные папки формата А4, вместимостью до 1000 печатных вариантов документа. Для удобства они маркируются в верхней части короба и на корешке.

Архивные короба – это место хранения файловых папок, прочность усилена за счет двухслойного гофрокартона. Удобны для переноса и транспортировки, долговечны, вмещают до 15 кг, или 5 файловых папок, что приблизительно составляет 5 тысяч печатных документов. Как и файловые, архивные короба маркируются штрихкодом, идентифицирующим архивный короб в хранилище.

Бухгалтерские и юридические документы чаще всего хранят в архивных сейфах, доступ к которым строго ограничен.

Не Россией единой

Компания "Ювент Транс" осуществляет все виды грузоперевозок по России. С недавних пор мы начали заниматься доставками груза и по странам СНГ, что делает наше предприятие одним из лидеров среди конкурентов в данной сфере.

 Используя качественную и надёжную технику для перевозки груза, "Ювента Транс" может гарантировать Вам своевременную и надёжную доставку товара в страны ближнего зарубежья. Мы с уважением относимся к персональным пожеланиям заказчика и в любое время дня и ночи готовы к деловому сотрудничеству.  Так как, грузовые перевозки в страны СНГ считаются международными, к ним предъявляются повышенные требования. Наши специалисты помогут предусмотреть все нюансы, связанные с перевозкой груза в другую страну. Вот некоторые из них:

• необходимость, как можно быстрее пройти утомительную процедуру таможенного контроля на границах. Часто, именно из-за долгого простоя на таможне, грузы не доставляются в запланированный срок.
• необходимость оформления дополнительных документов для каждой грузоперевозки.
• визовые процедуры, которые могут потребоваться для въезда на территорию той или иной страны.
• неожиданные дополнительные затраты. Во многих странах СНГ взимается оплата за въезд на территорию.
• страхование ответственности на местном уровне, которое обязательно в некоторых странах

С учетом таких требований, наши менеджеры определят наиболее подходящий вид маршрута и транспортировки груза. Мы составим и озвучим Вам предположительную цену перевозки, с учётом возможных дополнительных расходов. Планируемый маршрут доставки груза к месту получения будет детально и тщательно просчитан, а все пожелания и требования заказчика - учтены.

Чтобы получить более детальную информацию, обращайтесь в наш диспетчерский центр. Ни один Ваш звонок не останется без внимания. 

Хранение архивов

Архивные хранилища предназначены для контроля и ограничения доступа к документации различного рода, обеспечивают полную защиту информации документов и ее сохранность. Профессиональные архивные компании, принимающие на хранение документы, осуществляют хранение и обслуживание документации. Бухгалтерские, банковские, кадровые документы, сроки хранения которых еще не истекли, передаются в такие учреждения для так называемого внеофисного хранения.

Документы помещают в специальные короба с индивидуальным штрих-кодом. При желании заказчика осуществляется опломбирование коробов, это обеспечивает дополнительный уровень безопасности при хранении архивов. Представители компании обеспечивают круглосуточный доступ к переданной на хранение документации. Возможна работа с документами непосредственно в хранилище, которое круглосуточно охраняется, находится под наблюдением.

В современном обществе информация хранится в бумажном виде, на дисках, флешках, других устройствах памяти. Электронные носители сдают в архивы наряду с аудиовизуальными материалами.

Особенности хранения архивов

Обязательным является заключение гражданско-правового договора между архивной компанией, являющейся поставщиком услуг, и заказчиком (предприятием), сдающим документы на хранение.

Организации принадлежит выбрать способ хранения архива документов: архивные короба, ячейки, обособленный архив. Хранение архивов предполагает расположение документов в специально оборудованных помещениях, которые обеспечивают нормативно обусловленное хранение документов, регламентируемое архивным законодательством.

Преимущества хранения документов в архивных хранилищах

• архивные хранилища дают возможность освободить полезную площадь в офисе
• упразднение должности архивариуса экономит средства фирмы
• исключается возможность разглашения информации корпорации
• надежная юридическая защита документов
• возможность создания виртуального архива и создания номенклатуры дел
• хранение архивов, отреставрированных и переплетенных
• оптимальные условия для сохранности и безопасности документов
• доступность, возможность управления архивом с помощью виртуальной копии
• ограничение доступа к архиву документов
• абсолютная сохранность информации даже после утилизации, проведенной в соответствии с нормами

Автомобиль в день обращения, новая услуга от МенКар

Наша компания начала предлагать абсолютно новую инновационную услугу на рынке грузовых перевозок - "Автомобиль в день обращения". Часто случается так, что возникает срочная необходимость перевозки груза за максимально короткое время. Благодаря нашему автопарку, состоящему более чем из 200 разнотонных автомобилей мы можем предоставить Вам транспортное средство для срочной грузоперевозки в день заказа.

В зависимости от потребностей клиента и особенностей транспортировки, компания "МенКар" подберёт наиболее подходящее авто. На сегодняшний день мы можем предложить:

• малогабаритную транспортировку с помощью "Газели". Грузы объёмом до полутора тонн. Оптимальное решение для срочной грузоперевозки по городу. "Газель" - компактный грузовой автомобиль, способный с лёгкость маневрировать в условиях напряжённого городского автомобильного трафика. 
• транспортировку среднегабаритного груза. От полутора и до пяти тонн. Срочную перевозку мебели, бытовой техники, стройматериалов.
• перевозку крупногабаритных грузов. Достаточно сложная и ответственная работа. С учётом срочности, приобретает ещё более трудоемкий окрас. Такая перевозка, требует от исполнителей заказа наличия большого практического опыта и соответствующих знаний. Мы не сомневаемся в профессионализме нашей команды, поэтому можем гарантировать доставку крупногабаритных грузов в точные сроки.

Заказать услугу "Автомобиль в день обращения" Вы можете на нашем сайте. Профессиональные менеджеры компании "МенКар" максимально быстро помогут оформить договор, чтобы как можно скорее приступить к перевозке Вашего груза.