Особое внимание уделено сохранению записей. Если владелец судна или внешний капитан обнаружит неверные либо неполные сведения, он внесет запись. В ней указываются правильные или отсутствующие сведения, а также дата и время внесения записи, которую исправляют или дополняют. Важный принцип нового порядка – неизменность записей – удалять прежнюю запись или изменять ее содержание нельзя. Это позволяет проследить историю внесенных сведений.